Mayo 24 de 2023
LOS SECRETOS QUE DEBEMOS CONOCER, APRENDER Y PRACTICAR SOBRE LAS DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
1.El artículo 580-1 E.T. expresa que las declaraciones de retención en la fuente que se presenten antes de la fecha de vencimiento, tendrán plazo para ser canceladas dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de vencimiento, sin importar la cuantía de la obligación.
2. El artículo 1.6.1.13.2.33 del decreto reglamentario 1625/16, que fue modificado por el decreto reglamentario 2487/22 expresa:
“Las declaraciones de retención en la fuente que se hayan presentado sin pago total antes de la fecha de vencimiento u oportunamente producirán los efectos legales siempre y cuando el pago total se efectúe o se haya efectuado a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo para declarar.”
3. Se aprecia entonces que el decreto reglamentario excedió el contenido de la ley, pero como no ha sido demandado, tiene plena vigencia y deberá aplicarse sin tener en cuenta lo expresado en la ley donde se visualizan unos requisitos diferentes frente a la oportunidad de presentación de esta clase de declaraciones.
4. Se recomienda entonces que cuando el contribuyente no tenga los recursos para cancelar esta obligación, busque presentarla por lo menos en la fecha de vencimiento y cancelarla en su totalidad dentro del término de los dos meses siguientes, para evitar que la misma se convierta en ineficaz.
Recuerde que deberá pagar la totalidad del capital y los intereses de mora causados hasta la fecha de pago para que estas clases de declaraciones adquieran plena validez.
5. Un ejemplo, si la declaración de retención en la fuente se venció el 15/05/2023, los dos meses siguientes que se tiene de plazo para cancelar el valor total de la obligación, incluyendo los intereses, se cumplirá el 16/07/2023.
6. Cuando el contribuyente decide corregir la declaración inicialmente presentada de manera oportuna, dentro de los 2 meses siguientes a la fecha de vencimiento, el mayor valor que le genera la corrección, la sanción por corrección y los intereses de mora sobre el valor adicional incorporado en la corrección, tendrá que ser cancelado en la fecha de la presentación de la corrección, so pena que esta corrección se considere ineficaz, porque no corresponde a una declaración presentada oportunamente hasta la fecha de vencimiento, sino que se trata de una corrección presentada por fuera de la oportunidad legal ”, que no goza del plazo especial para su pago, dentro de los dos meses siguientes, que posee la declaración inicial.
7. Para cancelar el valor incorporado en la declaración inicial se conserva vigente el plazo de 2 meses siguientes a la fecha de vencimiento, estipulado tanto en la ley como en el decreto reglamentario.
8. Cuando se presente alguna corrección dentro del plazo de pago de los dos meses siguientes, en el recibo oficial de pago deberá informarse que se está cancelando el número de formulario de la declaración de corrección. Nunca se podrá informar a la DIAN que se está cancelando el número de formulario de la declaración inicial, porque de hacerlo, esta corrección se considerará ineficaz.
9 .Cualquier corrección realizada a la declaración de retención en la fuente dentro del plazo especial de los dos meses siguientes que se tiene para pagarla o en fechas posteriores a este término, se tendrá que cancelar en la fecha de corrección, para que la misma se considere eficaz.
10. Los mayores valores que se origen en las correcciones que se realicen dentro del término de los dos meses siguientes que se tiene para pagarla, deberán ser cancelados en la fecha de la corrección, para que esta última declaración se considere eficaz. Las ineficacias de las anteriores correcciones por el no pago de su totalidad, no le cambian la calidad de eficaz que conserva la declaración inicial, porque todavía no se han vencido los dos meses del plazo especial que se tiene para ser cancelada.
11. Las correcciones, incrementando el valor a pagar, que se realicen con posterioridad al término de los dos meses siguientes que se tiene para pagar la primera declaración, serán consideradas ineficaces si no se cancelan en tu totalidad en la fecha de presentación de las mismas.
12. El inciso segundo del artículo 588 E.T. establece lo siguiente con respecto a las correcciones de las declaraciones tributarias:
“Toda declaración que el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, presente con posterioridad a la declaración inicial, será considerada como una corrección a la declaración inicial o a la última corrección presentada, según el caso”.
13. Cuando se cancele dentro de los dos meses siguientes la primera declaración de retención en la fuente presentada sin el pago total, deberá indicarse en el recibo oficial de pago el número de formulario de la declaración inicial para que el sistema la cancele y sea considerada eficaz.
14. Es un error, que no se puede cometer, colocarle al recibo de pago de la declaración inicial el número de formulario de la última corrección efectuada dentro de los dos meses que se tiene para su cancelación, porque el sistema deja sin pago la declaración inicial y la convierte en ineficaz, mientras que la corrección queda con un valor pagado en exceso. Bajo este esquema no será posible aplicar los contenidos del inciso segundo del artículo 588 E.T. antes detallado.
15. Cuando en los recibos oficiales de pago se informaron de manera incorrecta los números de las declaraciones de retención en la fuente que se están cancelando, se hace necesario elaborar y presentar ante la DIAN un PQRS, para que cambie e incorpore en el sistema el número de la declaración inicial y por ende se visualice la cancelación de esta obligación dentro del término de los dos meses y esta declaración goce de la eficacia que le corresponde. Este documento se elabora atendiendo lo dispuesto en el artículo 43 de la ley 962/05 y Circular DIAN 00118 de octubre del 2005.
16. Tenga que en cuenta que existen dos normas excepcionales que definen un término especial para considerar la ineficacia de las retenciones en la fuente presentadas sin pago total:
• De acuerdo con el inciso segundo del artículo 580-1 E.T., las declaraciones de retención en la fuente también se pueden presentar sin pago cuando el contribuyente posee saldos a favor generados con anterioridad al vencimiento de esta obligación que sean mayores o iguales a dos veces el valor de las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago y que dentro de los 6 meses siguientes a la fecha de vencimiento del pago se presente la solicitud de compensación con los valores determinados en una o varias declaraciones de retención en la fuente. Si no se presenta la solicitud de compensación dentro de este término, las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago se consideran ineficaces.
• El artículo 78 de la Ley 2277 de 2022, aplicable para algunas declaraciones de retención en la fuente que se presenten con posterioridad al 14 de diciembre del 2022, fecha de vigencia de esta ley, establece un plazo de un año para pagar la declaración cuando los valores a pagar sean iguales o inferiores a 10 UVT.
“Art. 78 ley 2277/22: Adiciónense un parágrafo 3 y un parágrafo transitorio 2 al artículo 580-1 del Estatuto Tributario, así:
PARÁGRAFO 3. La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total producirá efectos legales, siempre y cuando el valor dejado de pagar no supere diez (10) UVT y este se cancele a más tardar dentro del año uno (1) siguiente contado a partir de la fecha de vencimiento del plazo para declarar. Lo anterior, sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios a que haya lugar”.
17. Una declaración de retención en la fuente considerada ineficaz deberá presentarse de nuevo y cancelar una sanción de extemporaneidad equivalente al 5% por mes o fracción de mes de retardo, sin que la misma supere el 100% del valor a pagar, sin perjuicio de la disminución al 50% que establece el artículo 640 E.T. Esta sanción no podrá ser inferior a la sanción mínima legal vigente en la fecha de presentación, la cual se cuantifica en 10 UVT.
18. Correcciones de declaraciones que se consideran ineficaces presentadas con antelación a la vigencia de esta ley.
“Art. 78 ley 2277/22. PARÁGRAFO TRANSITORIO 2. La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total y a la fecha de expedición de la presente ley se encuentre ineficaz, y el valor por pagar sea igual o inferior a diez (10) UVT, podrá subsanar su ineficacia, cancelado el valor total adeudado más los intereses moratorios a que haya lugar, a más tardar al treinta (30) de junio de 2023”.
19. No olvidar nunca que cuando se corrigen varias veces una declaración de retención en la fuente, en el renglón de sanciones se deberá incorporar el valor total acumulado de las diferentes sanciones, aunque el pago se haga únicamente por el valor de la última sanción de corrección. Es incorrecto que en las correcciones se omita registrar en el renglón de sanciones el valor acumulado de todas las sanciones relacionadas con esta declaración que se está corrigiendo.
20. Recomendamos revisar las cuentas corrientes que posee la DIAN de todos y cada uno de los contribuyentes para visualizar que no haya declaraciones de retención en la fuente consideradas y calificadas como ineficaces y se pierdan la oportunidad de aplicar las normas especiales antes referidas.
21. Ver páginas 231 a 237, 496 y 497 y FÉ DE ERRATAS del Manual de Retención en la Fuente año 2023.
